भुगतानकर्ता बैंक शाखा के मार्ग में प्रस्तुतकर्ता बैंक द्वारा किसी बिंदु पर आहर्ता द्वारा जारी किए गए भौतिक चेक के प्रवाह को रोकने की प्रक्रिया ट्रंकेशन है। भौतिक चेक के स्थान पर चेक की एक इलेक्ट्रॉनिक छवि प्रासंगिक जानकारी जैसे कि एमआईसीआर बैंड पर डेटा, प्रस्तुति की तारीख, प्रस्तुत करने वाला बैंक, आदि के साथ ही समाशोधन गृह के माध्यम से भुगतान करने वाली शाखा को प्रेषित की जाती है। इस प्रकार समाशोधन उद्देश्यों के लिए असाधारण परिस्थितियों को छोड़कर, चेक ट्रंकेशन बैंक शाखाओं में भौतिक लिखतों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता को समाप्त करता है। यह प्रभावी रूप से भौतिक चेकों के संचलन की संबंधित लागत को समाप्त करता है, उनके संग्रह के लिए आवश्यक समय को कम करता है और चेक प्रसंस्करण की संपूर्ण गतिविधि में लालित्य लाता है।

सीटीएस में, प्रस्तुतकर्ता बैंक (या उसकी शाखा) अपने कैप्चर सिस्टम (स्कैनर, कोर बैंकिंग या अन्य एप्लिकेशन से युक्त) का उपयोग करके डेटा (एमआईसीआर बैंड पर) और चेक की छवियों को कैप्चर करता है, यह कैप्चर सिस्टम बैंक के लिए आंतरिक है और सीटीएस के तहत डेटा और छवियों के लिए निर्धारित विनिर्देश और मानक को पूरा करता है।

डेटा / छवियों की सुरक्षा, सकुशलता और गैर-अस्वीकृति सुनिश्चित करने के लिए, सीटीएस में एंड-टू-एंड पब्लिक की इंफ्रास्ट्रक्चर (पीकेआई) लागू किया गया है। आवश्यकता के भाग के रूप में, संग्रहकर्ता बैंक (प्रस्तुत करने वाला बैंक) भुगतान करने वाले बैंक (गंतव्य या अदाकर्ता बैंक) को आगे भेजने के लिए, विधिवत डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित और एन्क्रिप्टेड डेटा और कैप्चर की गई छवियों को केंद्रीय प्रसंस्करण स्थान (क्लियरिंग हाउस) को भेजता है। सीटीएस के तहत समाशोधन प्रक्रिया में भाग लेने के लिए, प्रस्तुतकर्ता बैंक और अदाकर्ता बैंक या तो क्लियरिंग हाउस इंटरफेस (सीएचआई) या डेटा एक्सचेंज मॉड्यूल (डीईएम) का उपयोग करते हैं, जो उन्हें केंद्रीकृत समाशोधन हाउस (सीसीएच) के लिए सुरक्षित और सकुशल तरीके से डेटा और छवियों को जोड़ने और प्रसारित करने में सक्षम बनाता है।

समाशोधन गृह डेटा को संसाधित करता है, निपटान स्थिति पर पहुँचता है, और छवियों और आवश्यक डेटा को भुगतान करने वाले बैंकों को भेजता है। इसे प्रेजेंटेशन क्लियरिंग कहा जाता है। भुगतान करने वाले बैंक अपने सीएचआई / डीईएम के माध्यम से आगे की प्रक्रिया के लिए सीसीएच से इमेज और डेटा प्राप्त करते हैं।

अदाकर्ता बैंक का सीएचआई / डीईएम, भुगतान न किए गए लिखतों (चेकों), यदि कोई हो, के लिए रिटर्न फाइल भी तैयार करता है। अदाकर्ता बैंकों द्वारा भेजी गई रिटर्न फाइल / डेटा को रिटर्न समाशोधन सत्र में समाशोधन गृह द्वारा उसी तरह से संसाधित किया जाता है जैसे प्रस्तुतीकरण समाशोधन और रिटर्न डेटा को प्रसंस्करण के लिए प्रस्तुतकर्ता बैंकों को प्रदान किया जाता है।

समाशोधन चक्र को एक बार प्रस्तुति समाशोधन और संबंधित वापसी समाशोधन सत्र सफलतापूर्वक संसाधित होने के बाद पूर्ण माना जाता है। सीटीएस प्रौद्योगिकी का संपूर्ण सार भुगतान प्रसंस्करण के लिए चेक की छवियों (भौतिक चेक के बजाय) के उपयोग में निहित है।

सीटीएस के माध्यम से समाशोधन के लिए केवल सीटीएस-2010 मानकों के अनुरूप लिखतों (चेकों) को प्रस्तुत किया जा सकता है।

सीटीएस-2010 मानकों में देश भर के बैंकों द्वारा जारी किए गए चेकों के मानकीकरण को प्राप्त करने के लिए कुछ मानक शामिल हैं। इनमें कागज की गुणवत्ता, वॉटरमार्क, अदृश्य स्याही में बैंक का लोगो, शून्य पेंटोग्राफ आदि जैसे चेक फॉर्म पर अनिवार्य न्यूनतम-सुरक्षा सुविधाओं का प्रावधान और चेक पर फील्ड प्लेसमेंट का मानकीकरण शामिल है। यह न्यूनतम-सुरक्षा सुविधाएँ और मानकीकरण, छवि-आधारित प्रसंस्करण परिदृश्य में, अदाकर्ता बैंकों के चेक की जांच / पहचान करने में प्रस्तुतकर्ता बैंकों की मदद करते हैं।

बैंकों को 30 सितंबर 2012 से केवल सीटीएस 2010 मानक के अनुरूप चेक जारी करने की सलाह दी गई है। पहले, गैर-सीटीएस चेकों के लिए अलग-अलग समाशोधन सत्र होते थे। हालांकि, उन्हें 31 दिसंबर 2018 से बंद कर दिया गया था। वर्तमान में, सीटीएस में गैर-सीटीएस चेक प्रस्तुत नहीं किए जा सकते हैं। बैंक को ग्राहकों से गैर-सीटीएस चेक वापस लेने की सलाह दी गई है। हालांकि, गैर-सीटीएस चेक परक्राम्य लिखत के रूप में मान्य रहेंगे।

पारंपरिक तंत्र की तुलना में सीटीएस ग्राहकों को तेजी से और सस्ते में धन प्राप्ति में सक्षम बनाता है। ग्रिड-आधारित सीटीएस समाशोधन के तहत, ग्रिड क्षेत्राधिकार में आने वाली बैंक शाखाओं पर आहरित सभी चेकों को स्थानीय चेकों के रूप में माना और समाशोधित किया जाता है। यदि संग्रहणकर्ता बैंक और भुगतानकर्ता बैंक एक ही सीटीएस ग्रिड के अधिकार क्षेत्र में स्थित हैं, भले ही वे अलग-अलग शहरों में स्थित हों, तो कोई बाहरी चेक संग्रहण शुल्क नहीं लगाया जाएगा।

सीटीएस चेक जारी करने वालों को भी लाभ पहुंचाता है। यदि आवश्यक हो तो कॉरपोरेट्स को उनके बैंकरों द्वारा आंतरिक आवश्यकताओं, यदि कोई हो, के लिए चेकों की छवियाँ प्रदान की जा सकती है।

सीटीएस को क्रमशः 1 फरवरी, 2008, 24 सितंबर, 2011 और 27 अप्रैल, 2013 से नई दिल्ली, चेन्नई और मुंबई में लागू किया गया है। सम्पूर्ण चेकों को सीटीएस में स्थानांतरित करने के बाद, चेक समाशोधन के पारंपरिक तंत्र को देश भर में बंद कर दिया गया है। इसके अलावा, बैंकों को यह सुनिश्चित करने की सलाह दी गई है कि सभी शाखाएं सीटीएस से जुड़ी हों।

सीटीएस के तहत, भारत में चेक प्रसंस्करण स्थानों को चेन्नई, मुंबई और नई दिल्ली में तीन ग्रिडों में समेकित किया गया है।

प्रत्येक ग्रिड अपने संबंधित क्षेत्राधिकार के तहत सभी बैंकों को प्रसंस्करण और समाशोधन सेवाएं प्रदान करता है। इस बात पर ध्यान दिए बिना कि वर्तमान में चेक समाशोधन या अन्यथा के लिए कोई औपचारिक व्यवस्था मौजूद है या नहीं, ग्रिड के अधिकार क्षेत्र में आने वाले छोटे / दूरस्थ स्थानों पर स्थित बैंक, शाखाएं और ग्राहक लाभान्वित होंगे। तीन ग्रिडों का निदर्शी अधिकार क्षेत्र नीचे दर्शाया गया है:

• चेन्नई ग्रिड : आंध्र प्रदेश, तेलंगाना, कर्नाटक, केरल, तमिलनाडु, ओडिशा, पश्चिम बंगाल, असम और केंद्र शासित प्रदेश पुडुचेरी।

• मुंबई ग्रिड : महाराष्ट्र, गोवा, गुजरात, मध्य प्रदेश और छत्तीसगढ़।

• नई दिल्ली ग्रिड : राष्ट्रीय राजधानी क्षेत्र नई दिल्ली, हरियाणा, पंजाब, उत्तर प्रदेश, उत्तराखंड, बिहार, झारखंड, राजस्थान और केंद्र शासित प्रदेश चंडीगढ़।

वन नेशन, वन ग्रिड प्रोजेक्ट के तहत, ऊपर बताए गए तीन सीटीएस ग्रिड को राष्ट्र के लिए सिंगल ग्रिड बनाने के लिए मर्ज किया जाना है। सिंगल ग्रिड से ग्राहकों को बाहरी चेकों की अधिक शीघ्र प्राप्ति का लाभ होगा। यह बैंकों को आसान फंड प्रबंधन, बुनियादी ढांचे को सुव्यवस्थित करने और समग्र दक्षता में सुधार के साथ भी लाभान्वित करेगा।

प्रत्येक चेक की तीन छवियां हैं जिन्हें सीटीएस में लिया गया है - फ्रंट ग्रे स्केल, फ्रंट ब्लैक एंड व्हाइट, और बैक ब्लैक एंड व्हाइट। लिखित जानकारी की स्पष्ट छवि की सुविधा के लिए ग्राहकों को चेक लिखने के लिए छवि के अनुकूल रंगीन स्याही का उपयोग करना चाहिए। इसके अलावा, ग्राहक को भविष्य में चेक के कपटपूर्ण परिवर्तन को रोकने के लिए स्थायी स्याही का उपयोग करना चाहिए। हालाँकि, भारतीय रिजर्व बैंक (आरबीआई) ने चेक लिखने के लिए उपयोग किए जाने वाले विशिष्ट स्याही रंगों को निर्धारित नहीं किया है।

ग्राहक को यह भी पता होना चाहिए कि सीटीएस के तहत बदलाव / संशोधन वाले चेक स्वीकार नहीं किए जाते हैं। चेकों में कोई परिवर्तन / सुधार नहीं किया जा सकता है (यदि आवश्यक हो तो तिथि सत्यापन उद्देश्यों के अलावा)। भुगतानकर्ता के नाम, सौजन्यराशि (राशि अंकों में) या कानूनी राशि (राशि शब्दों में) में किसी भी परिवर्तन के लिए, ग्राहकों द्वारा नए चेक का उपयोग किया जाना चाहिए। इससे बैंकों को कपटपूर्ण परिवर्तनों की पहचान करने और उन्हें नियंत्रित करने में मदद मिलेगी।

सीटीएस के लिए सकारात्मक भुगतान प्रणाली (पीपीएस) एक अतिरिक्त संकेतक है जो एनपीसीआई द्वारा सभी बैंकों को समाशोधन प्रक्रिया और चेक से संबंधित धोखाधड़ी को रोकने के लिए प्रदान की जाती है और पीपीएस भुगतान प्रक्रिया के लिए बैंकों द्वारा अपनाई जाने वाली विवेकपूर्ण प्रथाओं का हिस्सा होगा। इसे चेक भुगतान में ग्राहकों की सुरक्षा बढ़ाने और चेक के पन्नों में छेड़छाड़ के कारण होने वाली धोखाधड़ी की घटनाओं को कम करने के लिए पेश किया गया है।

बैंकों को सलाह दी गई है कि वे 50,000 रुपये और उससे अधिक की राशि के चेक जारी करने वाले सभी खाताधारकों के लिए पीपीएस सुविधा शुरू करें। हालांकि इस सुविधा का लाभ खाताधारक के विवेकाधिकार पर है, बैंक ₹5,00,000 और उससे अधिक की राशि के चेक के मामले में इसे अनिवार्य बनाने पर विचार कर सकते हैं।

बैंकों को चेक फॉर्म पर स्टाम्प लगाते समय सावधानी बरतनी चाहिए, ताकि यह तिथि, प्राप्तकर्ता का नाम, राशि और हस्ताक्षर जैसे महत्वपूर्ण हिस्सों में हस्तक्षेप न करे। रबर स्टैम्प आदि का उपयोग छवि में इन बुनियादी विशेषताओं के स्पष्ट रूप को कम / निष्प्रभ नहीं करना चाहिए। यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि स्कैनिंग प्रक्रिया के दौरान चेक के सभी आवश्यक तत्व एक छवि में समाविष्ठ हो जाएं, और बैंकों / ग्राहकों को इस संबंध में उचित सावधानी बरतनी होगी।

बैंकों को सीटीएस-2010 मानक के अतिरिक्त उन सुरक्षा विशेषताओं को भी सत्यापित करना आवश्यक है जिन्हें स्वेच्छा से लागू किया गया है।

सीटीएस के तहत भौतिक चेक प्रस्तुतकर्ता बैंक में रखे जाते हैं और भुगतान करने वाले बैंकों में नहीं जाते हैं। ग्राहक की इच्छा के मामले में, बैंक विधिवत प्रमाणित / अधिप्रमाणित चेकों की छवियां प्रदान कर सकते हैं। तथापि, यदि कोई ग्राहक वास्तविक चेक देखना / प्राप्त करना चाहता है, तो इसे प्रस्तुतकर्ता बैंक से प्राप्त करना होगा, जिसके लिए उसके बैंक से अनुरोध करना होगा। इस उद्देश्य के लिए लागत / प्रभार का एक तत्व भी शामिल हो सकता है। कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए, चेक को ट्रंकेट करने वाले प्रस्तुतकर्ता बैंकों को 10 साल की अवधि के लिए भौतिक लिखतों (चेकों) को संरक्षित करने की आवश्यकता होती है।